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  您好!欢迎使用惠诚智能办公管理系统软件,您将会快速展开企业办公和管理自动化的神奇之旅----本系统是您提高企业办公自动化水平的好帮手,它能协助您高效、优质地建立起功能强大的企业综合办公平台。

无论对初学者、熟悉计算机的人士、还是通晓oa系统的专家,本使用手册均适用。它包含了安装和有效使用惠诚智能办公管理系统软件的全部资料,详细讲述了包括基本概念、使用技巧、专家提示以及技术细节。有了本使用手册便可以轻松学会使用惠诚智能办公管理系统软件,并且真正的掌握如何使用本软件为企业信息化建设服务。

l  第一部分:了解惠诚智能办公管理系统软件,向您介绍本软件的各项功能模块,使您能迅速了解惠诚智能办公管理系统软件的各模块可以实现的功能。

l  第二部分:管理惠诚智能办公管理系统软件,软件提供了可视化、全功能、极为友好的管理系统,您可以通过权限设置进行安全维护,通过软件集成、软件升级增强已有系统的功能。

用户在开始使用惠诚智能办公管理系统软件之前,掌握本书和其他惠诚智能办公管理系统软件资料中所使用的术语是很重要的。

     s   黑体字表明所需选择的项目名称。

s   下划线表示新术语、引用手册标题。

s   大写字母表示文件名、命令名或缩写。

s   单击        按动并释放一个鼠标按钮,具体的操作步骤会提示用户是单击鼠标按钮左键还是右键。

s   双击        迅速连击鼠标左键两次。

s   打开        指向一个项并单击鼠标按钮。

s   指向        移动鼠标指针光标。

s   选取        将光标指向一个项目并单击鼠标左键。

    您将很快开始惠诚智能办公管理系统软件的梦幻旅程。这提供了一些简单的供用户选择的做法,这取决于您想作什么: 

1、若您是初次使用惠诚智能办公管理系统软件或是仅仅想了解该系统,请参阅第一部分。

2、要管理惠诚智能办公管理系统软件,请参阅第二部分。

一、惠诚智能办公管理系统软件简介

    惠诚智能办公管理系统软件是一个先进的企业信息平台建立及维护软件。它的设计宗旨是功能强大、操作简便、界面友好,软件运行基于browser/server模式,符合当今技术发展的趋势;界面如同windows的资源管理器,用户只要具备支持javascripthtml3.2的浏览器(ie4.0 netscape 4.0以上)即可,这保证了用户使用的方便性和习惯性,也使政府无需配备专门的技术人员来制作、维护和管理自己的信息平台,只需掌握电脑基本使用技能的普通人员即可轻松完成以上工作,为企业大幅度节省了搭建企业级办公平台的成本,为企业的信息化建设铺平了道路。由于使用先进且对用户透明的内嵌对象技术并通过专门的调试技术对整个软件进行了全面的测试和优化,所以在网络传输时的安全性、稳定性及传输速度比传统网络软件要强的多和快的多,软件的整体性能经多方测试,在同行业中居于绝对领先地位。选择惠诚智能办公管理系统软件您的企业将插上信息的翅膀。我们愿助你一臂之力! 

二、技术特点

1.         完全支持www操作

惠诚智能办公管理系统软件的所有模块都支持www操作,用户使用浏览器即可在windows桌面环境下实现自动办公,符合当前的技术发展趋势。整个系统界面友好、美观、使用方便、大大降低了对使用者计算机知识的要求,特别适合于政府机关和各企事业单位的办公自动化和电子办公建设。另外,由于把所有的应用都统一到了www界面上,使得系统非常易于维护,当软件需要升级的时候,系统管理员只需要在软件中选择自动升级,无需安装额外的软件,极大的减少了系统维护的工作量。

2.         组件化的管理思想

惠诚智能办公管理系统软件充分体现了组件化的设计思想,支持模块的热插拔,用户可以自主选择购买自己需要的功能模块,并支持在线下载新的功能模块,增强原有系统的功能。

     3.         采用关系数据库的信息管理模式

在惠诚智能办公管理系统软件中,既可以存储大量的结构化数据,方便信息的采集与保存,又可以使政府的办公平台与主流数据库系统兼容,满足不同环境的需要。关系数据库的这种特点可以覆盖企业办公平台的所有功能。

4.         设计中考虑了多种安全技术

通过采用加密、设置口令、设置权限、数据备份等手段,充分保证了系统中数据的完整性和安全性,防止各种非法的操作和意外的破坏。即可保证企业内部数据的正常流通,又为企业对外的信息交流提供了可以信赖的手段。

办公自动化应用软件为每个模块提供了两个访问级别:读取和修改,管理员根据需要将用户分成组(部门),并为每个组(部门)设定访问各模块的权限。如果用户属于2个以上组(部门),且此用户对某模块的访问权限出现冲突时,以较高权限为准。

惠诚智能办公管理系统软件中根据客户需要可以集成防火墙系统。所以能在oa的企业级运用中独占鳌头。 

三、 功能特点

    惠诚可以为各类企业提供网络办公的软件平台,推动企业无纸办公,将办公自动化应用软件和web应用有机地结合起来,在继承其优秀功能的同时,又增加了许多新的特性:

ø  信息高度共享  惠诚使您可以在世界上任何一个地方提供或获取信息,从而能够准确及时地为经营决策部门提供数据,最大限度地扩展了办公的时间和空间。

ø  完全面向web  充分发挥web的强大优势,通过web浏览器便可以进行所有办公操作,并利用系统强大的用户管理和信息安全管理能力保证信息的安全。

ø  可移动性  无论您身处何地,都可以通过web连接到服务器进行办公。随着现代企业分布式的发展和职员分散性、流动性的增强,这一特性将为企业运作带来极大便利。

ø  使用更简单、更便捷  web浏览器用户界面将操作变得非常简单,此外软件提供的邮件管理、文档管理、日程管理等工具使您可以按您所喜欢的方式工作。

ø  个性化设置   安装服务器后,可根据需要对企业标志、机构组织等进行设置,并进行人员的注册,为其设置口令、权限、角色等,使之具备本企业本单位的特色。

ø  文档管理的统一化   对各类办公文档、公文等进行了全面统一的归档管理,并利用浏览器来提供统一的用户界面,极大地提高了工作的效率和质量。

ø  通用性  惠诚在开发阶段对许多企事业单位和组织机构进行了详细的调研,提取了它们之间具有共性的东西,因此适用于不同的企事业单位和组织机构使用。

ø  可扩展,易维护  惠诚具有简易和方便的可扩展性能,易于用户进行后期的维护和扩展。

登录方式是连接网站的登录页面,在浏览器的地址栏中填入系统的地址加/index.asp。(例如:企业网站地址为http://www.domain.com. ,则登录方式为地址栏中填入 http://www.domain.com/index.asp,然后回车确定,连接此网址的登陆页面。)

显示登录页面

  1、填入管理员帐号密码

  2选取确定按钮。

  3打开管理系统页面

4.2  管理系统界面简介

惠诚办公自动化管理系统界面分为三个功能区:

4.2.1  标题栏

管理系统页面最上端为标题栏,显示软件名称――:::::: 惠诚智能办公管理系统软件::::::和标识。

4.2.2 系统导航栏

管理系统页面标题栏下方为系统导航栏:惠诚办公自动化管理系统的全部功能都在这里实现。

4.2.3 显示栏

管理系统页面右侧为显示栏,所有网站管理维护的页面显示均在此区域中。可以通过工具栏里面的前进、后退进行前后页面间的切换。

4.3公共信息

1.1公告栏

公告栏提供了一个公共的信息发布平台,所发布的信息可以面向所有用户,也可限于特定团队,配合图片或附件功能,免去工作中人为通知的繁琐。企事业单位可以根据自己的需要定制栏目,如通知、公告栏、公司刊物、业界新闻、生日提醒、活动预告等。可指定一个或几个用户为信息维护人员,负责公共信息栏目维护的发布。

角色划分:

ø  栏目管理员:设置公告栏目或子栏目,并为栏目或子栏目指定相应公告管理员。

ø  一般员工:查看公告信息,将相关公告转入日程。

ø  公告管理员:在负责的栏目中,发布新公告,维护已有公告。

1.1.1查看公告信息

一般用户点击功能菜单上的公共信息→公告栏菜单,或者通过在“我的桌面”上点击最新消息栏目的“更多”,即可进入公告查询显示凯发官网首页主页面,即系统默认的“最新列表”页面:


此页面中,点击按钮,用户可按查询条件(标题)显示相关公告信息。

点击右上角的“栏目跳转下拉菜单”,系统会自动跳转到用户选中的公告栏目页面。

点击公告文章列表中,某一公告后的详情链接,即可链接进入该公告的内容界面:

点击按钮,界面将跳转到“”界面,该公告内容也自动显示在日程任务正文中。

1.1.2公告发布管理

具有指定栏目或子栏目管理权限的用户,其所看到的公告文章列表会与一般用户有所不同,以公司公告子栏目管理员为例:

在此页面,管理员可对该子栏目内的公告信息进行增、删、改、查询等操作。

发布公告

点击按钮,即可进入“发布公告”页面:

管理员可在此选择公告发布的栏目,输入标题、关键字等信息,在文本编辑框中填写内容。选中“是否为重要公告”复选框,则该公告发布后带有“重要”标识,且在“公告最新列表”中的位置偏前,否则按发布时间先后排序。

点击“附件文件”组中的按钮可增加(上传)多个附件文件,其中点击按钮时,可在弹出的“选择文件”窗口中选择一个要上传的本地文件;点击按钮可删除该附件文件。

点击按钮,则保存所填信息为草稿(方便管理员修改,不会显示在一般员工的文章列表中);点击按钮,将保存并发布所填公告信息及附件;点击按钮,将取消所填信息;点击按钮,将返回到原来的公告栏目页面。

修改公告

点击公告文章列表中,某一公告后的修改链接可修改该公告的相关信息。具体操作同

删除公告

选中所要删除的公告标题前的复选框后,点击按钮,将删除所选公告信息。

查询公告

点击按钮,可按查询条件(标题、关键字)显示相关公告的信息。

1.2规章制度

主要用于对单位的规章制度进行统一管理,方便新员工学习及日后查询,节省培训时间。管理员可以对规章制度进行分类管理,对已过时的规章制度进行删除等维护工作。

角色划分:

ø  栏目管理员:设置规范类别,发布并维护规范信息。

ø  一般员工:查看规范信息。

1.2.1查看规范信息

一般用户点击功能菜单上的公共信息→规章制度,即可进入“规章制度”查询显示凯发官网首页主页面:


在此页面中,点击按钮,可按查询条件(标题、关键字)显示相关规范的信息。

点击右上角的“栏目跳转下拉菜单”,系统会自动跳转到用户选中的规范栏目页面。

点击规范文章列表中,某一规章制度后的详情链接,即可链接进入该规范的内容界面。

1.3知识管理

知识管理用来存放企事业单位各类知识信息,在此可以发布有关知识技能等方面的信息供员工检索学习,给员工提供一个学习的场所,使整个单位成为学习型的组织。

1.3.1查看知识信息

普通用户点击功能菜单上的公共信息→知识管理,即可进入知识查询显示凯发官网首页主页面:

点击按钮,可按查询条件(标题、作者、来源、关键字等)显示相关知识信息。点击右上角的栏目跳转下拉菜单,系统会自动跳转到用户选中的知识栏目页面。

点击文章列表中某一文章后的详情链接,即可链接进入该文章的内容页面。

1.4法律法规

法律法规(政策法规)用来发布各类行业内部及国家的政策和法规。

1.4.1查看法规信息

一般用户点击功能菜单上的信息中心→法律法规,即可进入法规查询显示凯发官网首页主页面:

点击按钮,可按查询条件(法规标题、关键字等)显示相关法规的信息。点击右上角的栏目跳转下拉菜单,系统会自动跳转到用户选中的法规栏目页面。点击法规列表中,某一法规后的详情链接,即可查看该法规的详细内容。

1.5常用电话

对单位内的常用电话信息进行管理,方便用户查询。

1.5.1查看常用电话

一般用户点击功能菜单上的信息中心→常用电话,即可进入常用电话查询显示页面:

点击按钮,一般用户可按查询条件(电话分类、名称、号码等)显示相关常用电话的信息。

1.6列车航班

列出全国各地的列车和飞机的时刻表,方便用户查询。

1.6.1列车航班查询

点击功能菜单上的公共信息→列车航班,一般用户即可进入列车航班查询显示页面:

点击按钮,可按查询条件(车次、发站、到站、车型)显示相关的列车时刻信息。点击列表中某一车次后的查看链接,可查看该次列车的详细信息。

注:飞机航班查询操作同列车时刻查询。

4.4个人办公

用户可通过此模块完成个人日常办公,其中主要包括个人日程、即时通讯、待办事宜、通讯薄、个人设置、个人文件库等模块。用户通过这些模块可完成与个人有关的办公事务,提高处理公务的效率,建立自己的办公体系。

1.1个人日程

系统采用日历的形式记载个人的个人日程,方便用户对自己的工作进行统一安排,并通过提醒功能让用户按照预先安排的时间进行工作。

点击“桌面”右方的图标或者点击功能菜单上的→日程安排菜单,可以进入“个人日程”凯发官网首页主页面:

在此页面中,点击右上方“日期标题”两边的箭头或箭头可显示前一月或后一月的个人事务。鼠标移至某条任务,会自动显示该任务的详细主题。

点击日历中某一日期,可进入本人已录入的当日个人事务列表,如下图:

点击列表中某一任务后的删除链接,可以删除该条任务。

1.1.1新增日程任务

点击按钮,或任务列表中某一任务后的修改链接,可进入“编辑日程任务”页面,如下图:

可在此输入任务主题地点,选择起止时间、重要性、是否需提醒,并设置提醒时间。需多人参与办理的任务,点击按钮,即进入“任务参与人员选择”页面,如上图右对话框。

选择参与人员的部门后,选中左边该部门“待选人员列表”中某一员工,点击按钮,可以将其移至右边“已选人员列表”中;选中右边“已选人员列表”中某一员工后,点击按钮,可以将其移至左边“待选人员列表”中;点击则移动列表中的所有员工。

注:按住ctrl键不放,用鼠标左键分别点取若干员工,可以选择离散的一批记录。按住shift键不放,用鼠标左键点取可以定义连续的一批记录。

选好参与人员后,点击按钮,则返回“编辑日程任务”页面,同时选中的参与人员姓名会出现在“参与人员”内容栏。点击按钮,则取消所选人员。

输入任务信息后,点击按钮则保存本次输入的信息至“个人日程”凯发官网首页主页面(参与人员的“个人日程”也会同时新增该任务,且任一参与人员修改该任务,发起人和其他参与人的日程也随之变化);点击按钮,则取消所填信息;点击按钮,删除当前的任务。

1.1.2重复周期设置

对于需重复办理的任务,点击按钮,可进入“任务重复周期设置”页面:

此页面中,可定义任务无重复或按天、周、月重复,定义任务重复的起始、结束日期范围。点击按钮,则保存当前设置的任务重复周期;点击按钮,则不保存该次设置并返回到日程任务编辑页面。

1.1.3查看日程任务

在“个人日程”凯发官网首页主页面,单击某条任务,即可查看该任务的详情,如下图:

此页面中,点击按钮,会弹出“日程任务转发”窗口:

选择转发人员(具体操作同)后,单击按钮,则转发人员的个人日程中也会同时新增该任务,但与参与人员不同的是,转发人员修改该日程,发起人的日程不会随之变化。

1.2即时通讯

用户可以通过系统的即时通讯进行方便快捷的直接交流,具有发送、接收并回复信息,查看、清除历史记录,按部门或多人同时发送等多项功能。

点击“桌面”右方的按钮,可以进入系统“人员列表”页面      (如右图):


右图中,员工姓名前的图标说明该员工处于上线状态,图标说明该员工处于离线状态,图标说明该员工处于暂时离线状态。

点击列表中某一部门前的图标,将显示该部门的全体员工;点击某一部门前图标,将隐藏该部门的全体员工。

长按按钮,可以向下或向上滚动查看部门和人员信息。

1.2.1收信息

系统提醒前的图标闪动时,表示有新的系统提醒信息(如“待办”“催办”提醒等)。

部门前的图标闪动时,表示有来自部门内部的新信息;当前用户姓名前的图标闪动时,表示有来自其他部门的新信息。

点击闪动的图标后的系统提醒、部门名称、员工姓名或弹出窗口中的接收链接,即可查看收到的“即时信息”内容如右图:

对于系统提醒信息,点击消息内容中的进入办理链接,可以快速进入相关模块,及时处理相关事宜。

点击按钮,界面将跳转到“”界面,该即时信息内容也自动显示在日程任务正文中。点击按钮,界面将跳转到“”界面(见下文)。点击按钮,将关闭收到的即时信息。

1.2.2发信息

在“人员列表”中,单击全体员工或某一部门名称或某一员工姓名,会弹出“编辑即时信息”窗口:

输入内容后,点击按钮,全体员工或所选部门或接收人即可收到您所发送的消息。点击将不发送消息并关闭编辑窗口。

点击按钮,会弹出“在线好友”窗口(如右图):

右图中,选中好友姓名前的复选框,点击按钮,被选中的在线好友即可同时收到您所发送的消息。

点击按钮,即可查看当前用户和接收人之间互发消息的历史记录。

点击可以清除当前用户与接收人之间互发的历史消息。

点击可以关闭“历史记录显示框”。

1.2.3离线设置

在“人员列表”下方,点击“在线状态选择”后的图标,会弹出一个“状态设置”窗口,如右图:

当前用户可在此选择自己的状态为“上线”或“暂时离线”。

在此页面,点击查询链接,则在“个人桌面”的信息区域可以查看到所有收发的“即时信息列表”。如下图:

点击按钮,用户可按查询条件(内容、人员、未接收、已接收)显示相关即时信息。点击按钮,将删除选中的即时信息。

点击菜单,则可以查看到所有接收的“系统提醒”信息:

在此页面,点击按钮,用户可按查询条件(内容、来源、未接收、已接收)显示相关即系统提醒信息。点击按钮,将删除选中的系统提醒信息。点击某一条系统提醒信息内容后面的进入、查看分发、进入办理等链接,可以进入相应事务办理页面。

 

1.3通讯薄

对员工个人通讯信息和单位公用通讯信息分类进行管理,使单位所有员工都能很方便地查找到所需要的有关人员信息。

1.3.1个人通讯薄

点击“桌面”右方的图标,或者点击功能菜单上的个人办公→通讯薄,即进入“个人通讯薄”凯发官网首页主页面。如下图:

圆角矩形标注: 复选框

此页面右上方,选中列表前的复选框,则以列表形式显示通讯信息(略);选中名片前的复选框,则以名片形式显示通讯信息(见上图)。

点击按钮,用户可按查询条件(昵称、姓名、公司、职务、电话、手机、字头)显示相关名片的信息。

点击排序下拉菜单,可按选中的方式对名片进行排列。点击按组分类下拉菜单,可按组管理中定义的组分类显示相关个人通讯薄。

l   编辑个人通讯薄

点击按钮,或列表中或名片上的某一姓名链接,即进入“编辑通讯信息”页面:

此页面中,输入或修改通讯信息后,点击按钮则保存本次输入的通讯信息;点击按钮,则取消所填通讯信息;点击按钮,则返回页面至“个人通讯薄”凯发官网首页主页面。

l   转发个人通讯薄

双击某一名片,点击按钮,会弹出“通讯薄转发”窗口,如下图

在此页面中,选中“转发给其他用户”复选框,并在列表中选择接收用户名后,点击按钮,该通讯信息将被转发到接收用户的“个人通讯薄”中;若选中“转发到公用通讯薄”复选框,该名片将被转发到公用通讯薄中。

l   删除个人通讯薄

点击通讯薄列表上方的按钮,即进入“个人通讯薄管理”凯发官网首页主页面:

此页面,选中要删除的通讯信息前的复选框后,点击按钮,将删除所选通讯信息。

l   导入个人通讯薄

在“通讯薄管理”凯发官网首页主页面,点击按钮,即进入“个人通讯薄导入”页面:

点击按钮,选择要导入的txt文件或者csv文件后,点击按钮,将把文件内的名片信息导入“个人通讯薄”中;点击按钮,将返回“通讯薄管理”列表。

注:导入的文件是从outlook导出的txt文件或者csv文件,而且字段、字段的数量顺序必须和页面列出的一致!

附注:将outlook联系人的信息导出为csv文件的方法

1、 outlook中,选择“文件”/“导入导出”选项;

2、 在弹出窗口中,选择要执行的操作为“导出到一个文件”,点击“下一步”;

3、 选中创建的文件类型为“以逗号为分隔符(dos)”,点击“下一步”;

4、 选择“导出文件夹的位置”,点击“下一步”;

5、 用“浏览”确定导出文件的存放位置,点“下一步”;

6、 点击“映射自定义字段”按钮,在弹出窗口中,从左向右按提示顺序拖动字段。

7、 检查与系统名片字段顺序无误后,按“确定”返回,点击“完成”将导出文件。

l   导出个人通讯薄

在“通讯薄管理”凯发官网首页主页面,点击按钮,即进入“个人通讯薄导出”页面:

此页面中,点击按钮,可将oa系统中的“个人通讯薄”导出为“个人通讯薄.csv”文件(箭头处),点击鼠标右键,选择“目标另存为”可下载该文件,将其导入outlook的方法参照上文

1.3.2公共通讯录

点击通讯薄列表上方的按钮,即进入“公用通讯薄”凯发官网首页主页面(列表形式):

说明:一般用户只能对公用通讯信息进行查询和排序操作。而通讯薄栏目管理员(此管理员在系统栏目权限配置时进行配置)还可对公用通讯信息进行添加、修改、删除、转发等操作(在“通讯薄管理”中选择公用组),具体方法同

1.3.3员工通讯薄

点击通讯薄列表上方的按钮,即进入“员工通讯薄”凯发官网首页主页面(列表形式):

“员工通讯薄”中的信息是系统根据员工基本档案中的数据自动读出通讯薄的相关字段生成的。

点击按钮,用户可按查询条件(姓名、部门、职务、电话、手机等)显示相关员工通讯信息。点击排序下拉菜单,可按选中的方式(顺序、姓名、部门、职务等)对员工通讯信息进行排序。

1.3.4组管理

点击通讯薄列表上方的按钮,即进入“组管理”查询显示页面:

个人组管理

在“组管理”页面,点击按钮,可按查询条件显示相关的个人组信息。点击按钮,将删除选中的个人组名称。

点击按钮,或某一个人组名称链接,可进入“编辑个人组”页面:

输入或修改组名称后,点击即可。

公共组管理

通讯薄栏目管理员在“个人组”下拉菜单中,还可查看到“公用组”选项。选中“公用组”,系统会自动跳转到“公用组管理”页面:

管理员可对公共组进行添加、修改、删除、查询操作,具体方法同

 

4.5邮件管理

邮件系统是一个发送和接收电子邮件的场所,通过该功能可实现各类信息在系统内各分支机构、各部门及员工之间快速、高效的传递。同时,系统支持与外部邮件服务器的整合,直接面向internet收发邮件,用户可设定多个pop邮件帐号,并可自由设定回复地址。

1.1收邮件

点击功能菜单上的邮件管理→收件箱,或者“我的桌面”上方的按钮,即进入“邮件系统”凯发官网首页主页面,即“收件箱”邮件列表页面:

此页面,列出系统自动收取的内部邮件和通过点击接收的外部邮件。右上方(箭头处)可以看到收件箱内的邮件数、新邮件数和占用空间。

邮件列表左侧的标识表示邮件已读,标识表示邮件未读;表示邮件优先级为高级,。  表示邮件优先级为低级,没有任何标识表示邮件优先级为普通。

点击列表上方的“请选择文件夹”下拉菜单,可以跳转到发件箱、草稿箱、垃圾箱等其他件文夹列表页面。(右上方相应显示该邮箱的邮件数、新邮件数和占用空间)

选中要移动的邮件前的复选框后,点击列表上方的“放入文件夹”下拉菜单,则移动所选邮件到指定邮件夹下。

选中要删除的邮件前的复选框后,点击按钮,将删除所选邮件信息到垃圾箱,若点击按钮,系统将永久删除所选邮件。

l  查看邮件

点击收件箱列表中某一邮件标题,可以查看到该邮件的正文和附件:

此页面,点击按钮、按钮或按钮,将自动跳转到“”页面。点击按钮,界面将跳转到“”页面,该邮件内容会自动显示在日程任务正文中。

1.2发邮件

点击功能菜单上的邮件管理→写邮件,或者“收件箱”邮件列表上按钮,即进入“邮件撰写”页面:


在此页面,可通过同时增加多个附件文件;也可通过设置邮件参数(详情见)。

若发送外部邮件,直接在“外部收件人”、“外部抄送”或“外部密送”栏输入接收人e-mail即可。

若在单位内部发送邮件,请点击按钮,进入“选择内部收件人”页面:

此页面中,在左侧“待选列表”中选中邮件要发送的员工或部门名称,点击按钮,他们将被列入右侧“已选列表”;同理,用按钮可完成逆操作。选择抄送人和选择密送人操作同上。

选好内部收件人后,点击按钮,则返回“撰写邮件”页面,选中的收件人或收件部门名称会出现在“内部收件人”和“内部抄送”栏。

填写邮件主题和内容信息后,点击按钮,可以保存邮件到草稿箱;点击按钮,可以发送邮件到指定收件人和收件部门。

1.3邮件参数

点击邮件列表上方的按钮,或者“撰写邮件”页面的按钮,均可进入“邮件参数设置”页面:

在此页面中,可以设置待发邮件的重要性(低级、普通、高级);设置邮件跟踪,选中给出“已读”邮件,内部收件人阅读该邮件后,系统邮差会给出已读通知;选中给出“送达”邮件,邮件通过外部邮件服务器成功送达收件人后,系统邮差会给出送达通知。

在“传递选项”中,可设置回复邮件的接收地址;还可将已发送邮件保存于指定邮件夹中。例如:选中发件箱,则已发送的所有邮件会自动保存在发件箱。

点击按钮,可保存本次输入的邮件参数;点击按钮,则取消所填信息。

1.4帐号设置

用户要接收internet邮件(外部邮件),首先要向internet服务商申请internet邮件帐号,然后再通过帐号设置,在极品oa邮件系统中设定一个或多个pop邮件帐号,然后就可以通过极品oa邮件系统来接收和发送internet邮件了。

点击功能菜单上的邮件管理→选项设置,即可进入系统默认的“帐号设置”凯发官网首页主页面:

此页面中,点击按钮,将删除选中的邮件帐号。点击列表中某一邮件帐号后的接收邮件链接,则自动接收外部邮件到接收邮件文件夹中。

点击按钮,或列表中某一邮件帐号后的修改链接,可进入“编辑邮件帐号”页面:

在此页面中,可自定义该帐号名称,填写已申请的internet服务商的pop3服务器地址(如:pop3.sina.com.cn)、smtp服务器地址(如:smtp.sina.com.cn)、用户名和登录密码,指定接收邮件到收件箱或其他邮件夹。

输入或修改有关信息后,点击按钮则保存本次输入的信息。

1.5邮件夹管理

主要是方便邮件分类,用来管理邮件。用户可把需要收藏的邮件,放在自定义邮件夹里。

点击“帐号列表”上方的按钮,即可进入“文件夹管理”凯发官网首页主页面:

此页面中,选中所要删除的文件夹前的复选框后,点击按钮,将删除所选文件夹。

点击按钮,或列表中某一文件夹后的修改链接,可进入“文件夹编辑”页面:

输入或修改文件夹名称(建议5个汉字以内)后,点击按钮则保存本次输入的信息;点击按钮,则取消所填信息;点击按钮,返回页面至“文件夹管理”凯发官网首页主页面。

注:系统默认的收件箱、发件箱、草稿箱、垃圾箱不允许修改和删除。


五、系统管理

    系统管理是系统安全的核心内容,适当的分配,准确的设定,及时的调整用户(组)的权限是每个系统管理员的基本职责,是系统安全性必要保证,是系统安全的门户。

5.1用户

点击导航栏系统管理,左侧导航出现系统管理功能列表,点击用户管理,显示区出现所有用户列表。

5.1.1删除用户

每个用户右侧有一个删除按钮,点击按钮,系统将会提示你是否确定要删除此用户。点击确定将会删除此用户和与此用户相关的资料。

5.1.2添加用户

在列表的上方,有一个添加用户按钮,点击按钮进入添加用户界面。用户名是必填的项目,其它可以为空,密码默认是owoa,输入完成后选择隶属于的组,可以多选,然后确定。

5.1.3用户管理

点击用户列表中的某一用户,进入用户管理界面,管理界面有三个栏目,常规、成员属于和权限。每个栏目的按钮导航在界面的最上方。

    1.常规:

    修改一个用户的最基本信息,常规是用户的最基本信息列表、可以修改该用户的真实姓名和密码。点击常规,修改用户的基本信息,然后点击确定。

2.成员属于:

将一个用户加入组,点击成员属于按钮,进入界面,在界面上框选择一个组,点击添加按钮,该组就出现在隶属于的组里,该用户也就加入了一个组;选中某个组,点击移出同样地,重复该操作,可以将用户加入多个组。

2.  权限:

    点击进入权限界面,你将看到该用户有权访问的所有模块列表,点击模块名称,你会在列表下面看到用户对该模块的访问权限。通过改变单选按钮的选择,可以修改用户对此模块的访问权限。如果你需要为此用户添加具有访问权限的模块,请点击添加按钮,然后确定即可增添一个具有访问权限的模块,默认访问权限是读取。完成对该用户的权限修改后点击确定按钮。 

 

六、电子公文

6待办公文系统

在左边导航点击电子公文,进入电子公文管理界面。

如果有需要你办理的公文,将会在右边显示区列出公文标题和其它一些相关信息。

1.点击标题,开始办理该公文,公文的最下面是有关公文的信息,文件类型、机密等级、办理方式、主送机关、抄送机关、主报机关、抄报机关、主办单位、主办人等,中间有一个文本框输入办理意见,下面点击“这里”可以查看文件附件内容。如果是第一步(创建)将会有一个文件浏览按钮,点击按钮选择文件。

2.当你确定你办理完成,请点击上面办理完成按钮,否则请点击暂时不办。如果你的流程中有分发步骤,在该步骤中,点击上面的分发按钮,出现分发界面,选择你要分发的人或组,点击发送,邮件系统会自动将文件发给每一个人或组。

3.工作完成后会出现相应提示框。

62   行政督办

   选择导航栏中的工作流系统模块,打开行政督办模块链接,在显示栏中出现行政督办的管理页面。发送文件的人该模块既可以催办工作流程,也可以删除办理完的公文。

 621 催办公文

1.点取所要催办的公文的流程名称,在管理页显示了这个公文的具体相关信息,比如:该公文的“文件类型”,“机密等级”,主办单位.....以及当前公文的办理状态,比如是否已经创建,是否经相关人批阅,是否已经归档等等相关信息。如果在一段时间内,没有办理完毕,发公文人可以催办没有办理相关步骤的人或部门。催办时,只要点击“催办”按钮便可完你想完成的功能。

2.  发公文人也可以在不满意已发送公文的情况下来中止流程。既已取消了该公文的一切相关流程。

622 撤销公文某个步骤

1.选择导航栏中的工作流系统模块,打开行政督办模块链接,在显示栏中出现行政督办的管理页面。

2.点取所要撤销的公文的流程名称。然后在管理页里显示了此文件办理情况。点击“撤销”按钮,便可撤销该公文的某个步骤。

 623 删除公文

  1.如果公文的发起人的一切流程都办理完毕,其人就可以删除相关公文。(在公文没有完全办理完毕之前,其公文是不可选的,用户也没有办法删除该公文。)

2.  发起人可以通过选择流程名称前的方框 [] ,再点击“删除选中项”按钮,来逐一删除某个流程,如果管理也面显示的流程数目太多,也可以通过“全部选中”按钮来全选所删除的文件。

3.  删除成功后,会出现相应提示框。

63       公文发送

    1 选择导航栏中的工作流系统模块,打开文件发送模块链接,在显示栏中出现文件发送的管理页面。该页面显示了所有已创建过的工作流程模版的相关信息, 比如模版名称,步骤,创始人……用户不必重复地创建若干相同类型的模版。只要选择相应的模版类型就可以了。

     2 发送文件之前,在管理页面选择相应的模版类型(根据其模版步骤来判断)。点击模版名称。管理页便显示了该模版文件发起单的全部项目。如:文件标题,机密等级,主送机关……管理页下半部有文件发送步骤的选择。首先可以选择创建,然后选择批阅、阅读、审稿……最后归档。其每个过程都必须指明相应的办理人。如果不满足其上任何一步,就可以通过“删除”按钮来取消该步骤。

     3 管理页的下半部“是否允许办理人中止流程”一项尤为重要。该项的默认值是“否“即不许该步骤的办理人中止该工作流程。如果选择“是”一项就提供了办理人有中止该工作流程的权限。

          4.  确认公文所选步骤无误,点击“按一下步骤发送文件”。如果所填数据符合要求便显示文件发送流程完毕提示:“《×××》已按规定流       程成功发送! 可以在“行政督办”中察看此文件的办理情况。“

 

七、其他功能

万年历:显示万年历,当前时间,各时区时间,农历,节气等信息。

邮编区号:可查询和显示全国各地的邮编和区号。

各类信息查询等。

 

八、退出系统

当用户在做完系统所提供的一切事宜,便可点击左导航上的“退出系统”按钮,便可安全离开本系统。用户应该养成操作完毕以后退出系统的习惯,这样更利于内部资料的保密和系统的安全。




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